Control de empleados, pago de la nómina, reportes de contabilidad y cumplimiento de deberes con instituciones estatales son algunas de las tareas administrativas más comunes y tediosas en cualquier negocio, sin importar su naturaleza, tamaño o sector donde opere.
A menudo el problema con estas tareas administrativas es que implican mucho papeleo, muchas plantillas y muchas actualizaciones de información que tiende a ser variada y dispersa. Requieren igualmente de planificación, pues hay siempre fechas límites con las cuales debe cumplirse para evitar multas, retrasos y otras consecuencias que a la larga se reflejan en la productividad y el estado de resultados.
¿Cómo agilizar estos procesos tan necesarios a lo interno del negocio? Departamentos de contabilidad y recursos humanos son a menudo los responsables de llevar a cabo estas tareas administrativas, pero a veces no es suficiente contar con un personal especializado.
En cuestiones administrativas la planificación es una clave, pero en la fase de ejecución de esas tareas la tecnología puede ser un aliado, y es aquí donde entra Brainbooks, una herramienta basada en nube especialmente diseñada para los fines.
Desarrollada por la puertorriqueña Outosurcing Solutions International (OSI), Brainbooks ofrece una solución completa para manejo eficiente y automatizado de cuestiones de nómina y personal , incluyendo control de asistencia, reportes financieros, manejo de cuentas por pagar, retenciones y compensaciones a empleados.
No solo Brainbooks facilita los procesos por medio de la automatización, sino que pone énfasis en la colaboración de las partes involucradas para hacer más llevaderos los procesos. Así, por ejemplo, los propios empleados de la empresa pueden notificar de sus ausencias, vacaciones o permisos por enfermedad para agilizar los procesos y la eventual toma de decisiones. Pueden por igual verificar y actualizar sus datos, liberando así tiempo a quienes ejecutan los procesos y llevan el día a día de las cuestiones administrativas.
Brainbooks como solución administrativa fue presentada al mercado dominicano en esta semana, habilitado ya para trabajar con los bancos Popular y BHD y para cumplir con las declaraciones de impuesto y reportes a la Tesorería de la Seguridad Social. La herramienta se ejecuta en Windows Azure, con servidores configurados en un entorno virtual con hardware redundante. Al estar basada en nube la seguridad es una prioridad y por eso el intercambio de datos entre el negocio y Brainbooks está cifrada mediante MDS. La misma viaja a través de un puerto seguro SSL. Por supuesto, al estar basada en nube, Brainbooks requiere de una conexión constante a la internet.
La solución administrativa que provee Brainbooks está orientada a pequeños, medianos y grandes negocios. Para los primeros, siempre que el personal no pase de 10 personas, se ofrece un paquete básico que vale 25 dólares al mes. Para los demás negocios, se procede a cotizar en base a las necesidades y las características. Más detalles en https://www.brainbooks.app.
