Aún cuando el papel siga reinando en oficinas y negocios, no pueden negarse los beneficios de contar con archivos de documentos debidamente digitalizados. Esta forma de trabajo no solo reduce la necesidad de almacenamiento físico, sino que facilita la organización y gestión de esa información.
La forma más común de digitalización de documentos es el escaneo, una tarea manual y repetitiva que en los últimos años se ha hecho más fácil gracias al desarrollo de soluciones inteligentes que aprovechan la nube y otros recursos para su automatización y gestión adecuada de uso grupal.
Beneficios de la digitalización
Catherine Gueli, de Xerox,observa varios beneficios asociados a la digitalización de documentos, empezando por un mayor grado de seguridad y facilidades a nivel de archivado, búsqueda y recuperación que se traducen en un aumento en la productividad a largo plazo.
En general, la gestión de documentos digitales contribuye a dar a las empresas una ventaja competitiva al reducir los residuos y mejorar los procesos, lo que conduce a una mayor productividad y a una reducción de costos.
Tendencias en digitalización
Las empresas de hoy van mucho más allá de escanear para fines de correo electrónico y captura de información, de ahí que haya una necesidad de ofrecer soluciones más completas diseñadas para agilizar flujos de trabajo y que trabajen conjuntamente con los recursos de la era digital para resultados más óptimos.
Gueli identifica cuatro de las principales tendencias actuales en digitalización, y cómo estas están ayudando a las pequeñas y medianas empresas (PyMES) a crecer y evolucionar con los tiempos:
- Movilidad: las soluciones de escaneo móvil garantizan productividad para trabajadores remotos y garantizan que la información fluirá sin problemas en toda la organización, independientemente de dónde pasen el día los miembros de su equipo. Según una investigación global de International Data Corporation (IDC), el panorama de impresión, digitalización y administración de documentos se encuentra en medio de un cambio profundo y significativo enfocado a esta realidad. En la actualidad Los usuarios de teléfonos inteligentes y tabletas tienen más probabilidades de escanear una amplia gama de tipos de documentos, especialmente contabilidad, finanzas, legales, educación, marketing, comunicaciones de clientes y documentos de ventas que los usuarios que no lo son.
- Seguridad: la digitalización es una excelente forma de proteger la información de su organización y se está convirtiendo rápidamente en una estrategia de seguridad gracias a la existencia de soluciones como ConnectKey de Xerox, que proporciona cifrado de extremo a extremo y cifrado de impresión. Con estos sistemas los usuarios tienen la opción de cifrar archivos PDF con una contraseña cuando utilizan la opción de escanear a correo electrónico.
- Sostenibilidad: las PyMes están volviéndose cada vez más respetuosas con el medio ambiente y ese cambio se está reflejando en sus prácticas comerciales. Muchas empresas de este nivel están recurriendo al escaneado para reducir el desperdicio de papel, así como para reducir el uso de tinta y tóner, conjuntamente con los costos asociados. Este cambio no sólo beneficia al medio ambiente, sino que resulta atractivo a consumidores como que valoran la sostenibilidad en las empresas donde deciden comprar.
- Digitalización en 3D: el escaneo 3D, mercado que en 2015 fue valorado en 3,320 millones de dólares por Grandview Research, aplica a una serie de procesos, desde la producción de grandes volúmenes de productos especiales hasta la modernización de productos existentes y la captura de diseños perdidos. También se encuentra apropiadamente en la industria manufacturera, donde se ha convertido en una parte vital del control de calidad y la inspección de sistemas.
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