Pese a la importancia que representan en el ecosistema empresarial, muchas oficinas descuidan la eficiente gestión de procesos internos, con la consecuencia de que se pierden horas de trabajo y hasta oportunidades de negocios. Para evitar este panorama existen las soluciones ECM, básicamente software de gestión centralizada.
Las soluciones ECM, las siglas de Enterprise Content Management en inglés, ayudan a las organizaciones a cumplir con sus necesidades de gestión de la información y facilitan procesos operativos, entre ellos contratos de proveedores, cuentas a pagar, expedientes de empleados, solicitudes de préstamos y más.
¿Cómo elegir la mejor solución ECM para su negocio? Si bien es una decisión que dependerá de las necesidades de cada cual, Yadira Suarez, gerente de programas de empresa y soluciones de Xerox para América Latina y Caribe, hace énfasis en que estas deben estar centradas en el usuario. De manera específica sugiere tomar en cuenta los siguientes puntos:
Se integra bien con otros sistemas de uso diario: para asegurar flujo de trabajo continuo las soluciones deben estar integradas, y eso significa sistemas que se comuniquen entre sí y sirvan de complemento. La idea es tener acceso a documentos e imágenes de una variedad de aplicaciones empresariales con un solo clic. Una solución ECM centrada en el usuario es compatible con todos los sistemas y proporciona a los usuarios una vista con una sola mirada. Cuando ECM se conecta fácilmente con la planificación de los recursos empresariales del back-end, CRM y otras aplicaciones, los usuarios se benefician.
Tecnología diseñada para mejorar la adopción del usuario: la integración de su sistema ECM no debe requerir una configuración extensa, con meses dedicados a ajustes, antes de que los usuarios realmente pongan sus manos en ella. Algunos vendedores hacen su software demasiado complejo y luego agregan servicios profesionales para conseguir que funcione. Las soluciones ECM centradas en el usuario son más fáciles y más simples de instalar, de manera que los empleados reciben las herramientas más rápido. Es cierto que mientras más pasos haya en un flujo de trabajo, más difícil puede ser automatizarlo, pero mejores los resultados. Los procesos como las solicitudes de préstamos tienen muchas reglas para cada paso y, para automatizar, los desarrolladores deben pensar a través de los procesos y decisiones en cada etapa. A menudo se hace necesario el uso de la administración de los procesos de negocio (BPM).
Personalizada para el uso diario: la ECM centrada en el usuario está diseñada para permitir que los usuarios del negocio establezcan sus flujos de trabajo de la manera más funcional, y esto se puede hacer rápidamente, sin reclutar a un ejército de programadores. Lo ideal es una plataforma que se configure rápidamente, preparada para manejar una amplia gama de necesidades de los usuarios desde el inicio. Para mejorar aún más la experiencia del usuario, los sistemas ECM centrados en el usuario deben crear un entorno adecuado para la forma en que éste prefiere trabajar, lo cual incluye personalizar la herramienta según el estilo de trabajo, acceso a la nube e interfaz adaptable.
Incluye la capacidad de seguimiento de documentos: la solución ECM centrada en el usuario excluye los traspasos manuales y las conexiones no estructuradas en cada oportunidad. Las tareas, desde las más triviales hasta las más complejas, se realizan fácilmente y no toman tanto tiempo como antes. Algunas interacciones manuales innecesarias pueden ser reemplazadas por una ruta inteligente habilitada mediante escaneo (o digitalización). Un sistema orientado al usuario cuenta con reglas de contenido intuitivas y automatizadas para que lo trabajadores puedan por ellos mismos crear en un solo paso escaneo al flujo de trabajo, ya sea en las instalaciones o en la nube, para agilizar y automatizar los procesos.
La solución ECM centrada en el usuario hace que las personas hagan su trabajo con más facilidad, menos costo y más rapidez. Se centra en el uso, ahorro de tiempo y elimina pasos de los procesos diarios. El resultado es que el trabajo es más fluido para los usuarios que tienen trabajo que hacer y clientes que ayudar.
