A veces contabilizar material gastable (papel, tinta) es tarea que se sale de las manos, sobre todo cuando hay más de un equipo y múltiples empleados con acceso para fines de copiado e impresión. Para eficientizar esta área existen los servicios de impresión gestionada, sobre los cuales orienta Xerox en las próximas líneas.
De entrada, debe saberse que estos servicios, conocidos como MPS por sus siglas en inglés, se refieren a una forma de capturar, digitalizar, almacenar y administrar los documentos que se manejan en una determinada empresa para optimizar el flujo de trabajo en el que intervienen los dispositivos que manejan papel, como faxes, copiadoras, impresoras o equipos multifuncionales. A través de los mismos se obtienen los siguientes beneficios:
- Ahorro en costos
- Conexión segura y compatible de todo el entorno informático
- Impresión remota, incluyendo desde smartphones y otros dispositivos portátiles
- Transmisión segura de datos
- Automatización de los procesos basados en papel
A juicio de Joel Mendoza, enterprise business manager de Xerox América Latina y el Caribe, son las grandes organizaciones las que más pudieran beneficiarse de contar con servicios MPS optimizados porque hay una tendencia a este nivel de contar con las más complejas y menos eficientes prácticas de impresión a lo interno de sus oficinas.
Joel Mendoza, de Xerox América Latina y Caribe
Los MPS son ofrecidos por un proveedor de servicio externo para optimizar o manejar la salida de documentos de una empresa a fin de cumplir con ciertos objetivos, que van desde reducir los costos, hasta mejorar la productividad y aminorar la carga de trabajo del departamento de informática.
Además de satisfacer las necesidades de impresión de las oficinas del cliente, el proveedor también realiza un seguimiento de cómo se está utilizando el parque de impresoras, así como los problemas y la satisfacción del usuario. Otros aspectos principales de los MPS son el control previsor y la administración del parque de equipos para ofrecer servicios de reparación y suministros de reposición, con lo cual se mantiene la disponibilidad del dispositivo y se cumple con los compromisos contractuales. Otras funciones se enumeran a continuación:
- Ofrecen asistencia, educación y entrenamiento a sus usuarios
- Diseñan y valoran una solución según las necesidades de la organización
- Ponen en marcha la optimización para apoyar las cambiantes necesidades empresariales
- Administran el ciclo de vida de los dispositivos (instalación, traslado, adición, cambio, eliminación)
- Ofrecen un análisis o informe del uso del parque de equipos relativo a las operaciones y la gestión de contratos
Implementar un MPS es una tarea que conlleva muchos desafíos, pues viene asociada con beneficios y riesgos. Sin embargo, una solución bien diseñada, un proceso de contratación estructurado, establecer una forma segura para administrar la información y la selección de un fabricante apropiado será lo necesario para que los procesos de impresión de una empresa sean todo un éxito.
